Договоры, чертежи, схемы, разработки проектов, отчеты, кадровые дела – все эти документы заполняют стеллажи любого функционирующего предприятия. Занимая, порой, огромные площади они создают целый архив. Однако рано или поздно многие из этих бумаг теряют свою ценность, становясь ненужными. Как производится утилизация документов в настоящее время – разберемся подробнее.
Итак, одни компании принимают решение самостоятельно уничтожить весь список неиспользуемых архивных данных, а другие доверяют это специалистам – в частности, обращаются к аутсорсинговым фирмам, которые гарантируют вывоз и утилизацию всех заявленных документов. И тот, и другой способ будет работать на оптимизацию документооборота предприятия, поможет освободить место в помещении, способствовать дальнейшему развитию.
Среди методов уничтожения старых или испорченных бумаг, ранее представлявших ценность для фирмы, выделяют следующие: во-первых, шредер или промышленный пресс, во-вторых, сжигание, в-третьих, выездная утилизация. Если говорить о первом способе, то стоить отметить его распространенность, поскольку благодаря специальному оборудованию возможно в кратчайшие сроки утилизировать все бумаги, которыми больше не пользуются в той или иной компании. С помощью промышленного пресса удаляют архивные материалы, бухгалтерскую документацию с истекшим сроком хранения, журнальные вырезки, книги и многое другое. Второй способ утилизации – сжигание – также подходит для любого вида бумажных документов. Кроме того, его применяют, когда необходимо уничтожить ненужные пластиковые элементы, магнитные ленты и т.п. Такой метод подходит для полного удаления информации, носящей конфиденциальный характер. В третьем случае речь идет об услугах аутсорсинговой компании, сотрудники которой выезжают по заявке, имея при этом собственное оборудование.
Все виды уничтожения документов предприятия должны быть подтверждены письменно: либо путем оформления специального акта, который подтверждает специальная комиссия, либо без контроля экспертов, но при обязательном составлении подобного документа, либо путем записи в так называемых формах учета.
Способ утилизации определяется важностью того или иного набора ценных бумаг. Например, специализированные технические отчеты, конструкторские разработки, проектные схемы, документы, содержащие изображения и звуковые записи, кадровые дела – чтобы все это утилизировать, необходимо вызвать экспертную комиссию, которая составит акт по завершении работы. А вот черновые варианты проектов, числившиеся по учету изданных бумаг, испорченные бланки, отдельные технические экземпляры удаляют без оформления.
