С тысячами изображений, документов и видео важность надежного способа организации работы компании с информацией невозможно переоценить. Недавнее исследование показывает, что сотрудники тратят 1,8 часа в день или 9,3 часа в неделю — на поиск информации. Это пустая трата драгоценного времени, которое можно было бы использовать для более продуктивных задач, которые улучшили бы прибыль вашего бизнеса.
Вы можете сократить время, затрачиваемое на получение файлов компании, вложив средства в правильную организацию файлов. Хорошая организация файлов обеспечивает удобство использования и влияет на целостность данных.
Однако не существует единственно правильного метода для организации ваших бизнес-файлов. Секрет в том, чтобы выяснить, какая система работает в вашей организации. В этой статье описаны семь передовых методов организации файлов компании.
Первый шаг в организации ваших файлов — выяснить, где они расположены, и объединить их. Файлы могут находиться на вашем рабочем столе, в документах, в загрузках или на общем диске.
Кроме того, Office 365 предоставляет множество способов быстрого поиска необходимых документов. Независимо от того, поделился ли с вами документом коллега или он хранится в OneDrive для бизнеса, вы можете легко его найти. Определение местоположения разных файлов может быть трудоемким и длительным процессом. Однако это достойный процесс для достижения эффективности в долгосрочной перспективе.
Не оставляйте файлы своей компании разбросанными по всему компьютеру. Вместо этого организуйте их в папки по датам, отделам или событиям. Например, если у вас был набор кадров, вы можете сохранить все документы, фотографии и видео, связанные с мероприятием, в папке с именем компании.
Не забудьте выбрать лучшую структуру папок для вашей организации. Вы можете структурировать папки в зависимости от проектов / клиентов, дат или типа файла. Лучше всего выбрать структуру, которая соответствует вашему стилю работы, и всем она нравится. Кроме того, не объединяйте деловые и семейные файлы, если они не перекрываются. Вы можете использовать папки, чтобы разделить их; создайте две родительские папки, одну для «бизнеса», а другую для «личных».
Организуя данные в папках, не создавайте слишком много папок. Думайте минимально. Создавайте новые папки только при необходимости — когда вы неоднократно сохраняете похожие файлы в одном месте. Создание слишком большого количества папок сделает регистрацию и получение данных сложной и сложной задачей.
Если вы действительно болеете за свой бизнес, то проще всего обратиться за обслуживанием всех бизнес-процессов на профессиональном сервисном уровне с использованием отдельно выделенного сервера https://perfectum.ua/. Очень важно для успешного ведения современного бизнеса очень важно иметь инструмент для максимальной автоматизации всех процессов.
